Datenschutzerklärung

Der Schutz personenbezogener Daten ist der Technischen Universität München ein wichtiges Anliegen. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem TUM Video-Archiv verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und welche Rechte betroffene Personen haben.

Das TUM Video-Archiv ist eine interne Anwendung zur Verwaltung, Recherche, Verschlagwortung und Bereitstellung von Medienbeständen der Technischen Universität München. Der Zugriff auf nicht öffentliche Funktionen ist rollenbasiert und auf berechtigte Nutzerinnen und Nutzer beschränkt.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Für organisatorische Fragen zum TUM Video-Archiv erreichen Sie das Videoteam unter: videoteam@prolehre.tum.de

2. Datenschutzkontakt

Für allgemeine datenschutzrechtliche Fragen wenden Sie sich bitte an den Datenschutzkontakt der Technischen Universität München. Sofern auf zentralen TUM-Webseiten ein abweichender oder aktuellerer Datenschutzkontakt genannt ist, gilt dieser vorrangig.

3. Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden verarbeitet, soweit dies für den Betrieb und die Nutzung des TUM Video-Archivs erforderlich ist. Dies betrifft insbesondere:

• Authentifizierung, Anmeldung und Verwaltung von Nutzerkonten,
• Vergabe und Prüfung von Rollen, Rechten und Zugriffsberechtigungen,
• Bereitstellung, Recherche und interne Nutzung von Medieninhalten,
• Pflege von Metadaten, Projekten, Tags, Personenbezügen und Beschreibungen,
• Erzeugung und Verwaltung technischer Derivate wie Vorschaubilder, Proxys und Transkripte,
• Qualitätssicherung, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Missbrauchserkennung,
• Nachvollziehbarkeit administrativer Vorgänge im Rahmen des Systembetriebs.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Je nach Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Benutzerkennung, Name, E-Mail-Adresse, Rolle und Berechtigungen,
• Anmelde-, Zugriffs- und technische Protokolldaten,
• Suchanfragen, Filtereinstellungen und nutzungsbezogene Systemvorgänge, soweit technisch erforderlich,
• Medienmetadaten wie Titel, Dateiname, Projekt, Format, Kamera, Tags, Beschreibungen und Archivpfade,
• Bild-, Ton- und Videoinhalte, soweit Personen darin erkennbar oder hörbar sind,
• Transkripte, Untertitel und daraus abgeleitete Suchinformationen,
• Personen-Tags oder sonstige Hinweise auf abgebildete oder hörbare Personen,
• KI-gestützte Vorschläge zu Tags, Beschreibungen, Personen oder Inhalten.

Medieninhalte können besondere Sensibilität aufweisen, wenn Personen erkennbar, hörbar oder durch Kontextinformationen identifizierbar sind. Der Zugriff auf entsprechende Inhalte ist daher auf berechtigte Nutzerinnen und Nutzer beschränkt.

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage der Datenschutz-Grundverordnung und des Bayerischen Datenschutzgesetzes. In Betracht kommen insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit den hochschulrechtlichen Aufgaben der Technischen Universität München, soweit die Verarbeitung für Aufgaben in Forschung, Lehre, Studium, Wissenschaftskommunikation, Dokumentation oder Verwaltung erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit berechtigte Interessen an einem sicheren, geordneten und nachvollziehbaren Betrieb der Anwendung bestehen und keine überwiegenden Interessen betroffener Personen entgegenstehen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit eine Verarbeitung für nutzungsbezogene oder organisatorische Vereinbarungen erforderlich ist,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit im Einzelfall eine Einwilligung eingeholt wurde,
• Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind und eine entsprechende gesetzliche Grundlage oder Einwilligung vorliegt.

6. KI-gestützte Analyse, Tags und Transkripte

Das TUM Video-Archiv kann unterstützende Funktionen zur automatisierten Analyse von Medieninhalten verwenden. Dazu gehören insbesondere die Erstellung von Transkripten, Vorschläge für Tags, Beschreibungen, Personenhinweise oder Inhaltszusammenfassungen.

Diese Ergebnisse dienen als Arbeits- und Recherchehilfe. Sie können fehlerhaft, unvollständig oder mehrdeutig sein und sollen durch berechtigte Nutzerinnen und Nutzer geprüft und bei Bedarf korrigiert werden. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder vergleichbar erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

7. Technische Protokolldaten

Beim Zugriff auf die Anwendung werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Anwendung bereitzustellen, die Systemsicherheit zu gewährleisten und Fehler zu analysieren. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, aufgerufene Ressourcen, übertragene Datenmenge, Statuscodes, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie technische Fehlermeldungen gehören.

Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Missbrauchserkennung erforderlich ist. Eine weitergehende Auswertung zu personenbezogenen Zwecken erfolgt nicht, sofern keine sicherheitsrelevanten Vorfälle oder rechtlichen Verpflichtungen dies erforderlich machen.

8. Empfänger und Zugriff

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen und Stellen, die diesen Zugriff für die Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Dazu können insbesondere berechtigte Mitarbeitende der TUM, Administratorinnen und Administratoren sowie technisch eingebundene IT-Dienststellen gehören.

Eine Veröffentlichung oder Weitergabe von Medieninhalten an Dritte erfolgt nicht durch das TUM Video-Archiv selbst. Sofern Medien aus dem Archiv für Veröffentlichungen oder externe Kommunikation verwendet werden, erfolgt dies außerhalb dieser Anwendung nach den dafür geltenden rechtlichen und organisatorischen Vorgaben.

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche, archivfachliche, organisatorische oder dokumentarische Gründe eine weitere Speicherung rechtfertigen.

Medieninhalte und Metadaten können langfristig gespeichert werden, soweit sie für Dokumentation, Archivierung, interne Wiederverwendung, Lehre, Forschung, Wissenschaftskommunikation oder berechtigte organisatorische Zwecke der TUM erforderlich sind. Nutzerkonten und Berechtigungen werden angepasst oder gelöscht, wenn die Zugriffsberechtigung entfällt. Technische Protokolldaten werden regelmäßig gelöscht oder anonymisiert, soweit sie nicht für Sicherheitsvorfälle oder rechtliche Nachweise benötigt werden.

10. Datensicherheit

Die TUM trifft technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust, Veränderung oder unrechtmäßige Verarbeitung zu schützen. Dazu gehören insbesondere rollenbasierte Berechtigungen, Zugriffsschutz, technische Schutzmaßnahmen und organisatorische Vorgaben für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer.

11. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten,
• Recht auf Löschung, soweit keine Aufbewahrungs- oder Archivierungsgründe entgegenstehen,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, sofern die Verarbeitung auf Einwilligung beruht.

Zur Ausübung dieser Rechte können Sie sich an den oben genannten Kontakt wenden. Bitte beachten Sie, dass einzelne Rechte im Archivkontext eingeschränkt sein können, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten, berechtigte Archivierungszwecke oder Rechte Dritter entgegenstehen.

12. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt. Zuständig ist in Bayern für öffentliche Stellen regelmäßig der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

13. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn sich technische Funktionen, organisatorische Abläufe oder rechtliche Anforderungen ändern. Es gilt die jeweils in der Anwendung veröffentlichte Fassung.